失敗しない経理代行サービス業者の選び方

自社の経理業務を外部にアウトソーシングするときにどのような視点で選べばよいのでしょうか？
「どのような業務を代行してくれるのか？」「発生するコストはどのくらいか？」「選ぶときに注意すべき点はどこか？」
この記事では失敗しない経理代行業者の選び方について解説していきます。

経理代行業者の分類

経理代行業者は大きく分けて次の3つに分類されます。
①帳簿入力中心の代行業者（主として会計事務所が提供）
②完全リモートで経理業務全般をアウトソーシングできる代行業者
③経理人材を直接派遣して経理業務を代行する派遣型の代行業者
ここでは、まずそれぞれの経理代行業者を類型別に説明します。

①帳簿入力中心の代行業者

よく勘違いされやすいのですが、経理代行という業務とは別に記帳代行という業務があります。経理代行が、振込や請求、給与計算などの経理業務全般を行うのに対して、記帳代行はその結果である証票類を会計ソフトに入力する作業のみを言います。
多くの場合、会計事務所が税務顧問の付加サービスとして帳簿入力作業の代行サービスを提供していることが多いです。
単なる仕訳入力要員を求めている場合であればよいですが、経理機能を外注することをお考えの場合は選択肢から外れます。

②完全リモートで経理業務全般をアウトソーシングできる代行業者

完全リモートで経理代行業者へ資料の提供を行い、経理代行業者が抱えるリモートスタッフがほとんどの経理業務作業を行うといった形態も誕生しています。
これまでは、振込や請求業務などのシステムが障害となって実現していませんでしたが、各種ソフトのクラウド化が進み、アカウントとパスワードを共有することでリモートでも経理業務を行いやすい環境が整ってきています。
このようなIT環境を使うとともに、育児を行う主婦などの在宅ワーカーを利用することで効率的に経理代行サービスを提供しています。
この形の経理代行は経理業務を丸ごと外注することができますので、完全に経理業務を持たない組織設計が可能です。また、代行業者内のチームで会社の業務フローからサポート業務を設計しますので、業務引継ぎのリスクが低減されますし、他社のノウハウを自社内に導入することで、業務の効率化にもつながりやすいといえます。

③経理人材を直接派遣して経理業務を代行する派遣型の代行業者

人材を直接会社に派遣して、会社内で経理業務を実施してもらえる業者になります。
実際に会社に来て作業を行ってくれますので、コミュニケーションが容易にとれる点やこちらの希望を伝えやすい点はメリットといえます。
一方で、人材を拘束することになりますので、他の代行業者と比べてコストが高額になることが一般的です。また、派遣されるスタッフの技量に依存しますので、適性のないスタッフが派遣されるリスクもありますし、派遣される人材の離職リスクも存在します。

経理代行業者の選び方

先ほど見たように経理代行業者は複数の類型がありますので、自社にあったスキルをもっている業者であるかを見極めることは大切です。

①会計士・税理士などの専門家が在籍しているか

代行業務の外注先は会計士、税理士といった経理の専門家が在籍している会社を選ぶようにしましょう。
経理業務は振込、給与計算、試算表の作成など専門的な業務を各期日に正確かつタイムリーに業務を遂行してかないといけない業務です。このため、数多くの業種業態、規模を経験した専門性の高い代行業者でないと正確かつスムーズに業務を遂行できないということになってしまいます。
経理代行業者選定の際には、自社を担当してくれるのはどのような人物・チームなのか、どのような経験を積んできたのかについて十分理解しておく必要があるでしょう。

②対応スピードや柔軟性はあるか

社外に経理業務を外注する場合、今業務がどれくらい進んでいるか見ることはできません。給与支給日が迫っているのに給与明細が届かないというようなことはあってはならないことです。
毎月の期日を正確に経理代行業者に伝えて、いつでまでに何を完了してもらうかを確認しておき、どれぐらいの対応スピードと柔軟性があるのか確認しておきましょう。スプレッドシートなどで進捗状況を共有するなどでコミュニケーションを効率化しつつ、進捗状況をいつでも確認するできる状況を構築することで不安を解消することも可能です。
期日に間に合わせるために社内で行わなくてはならない作業を、いつ、どこまで行わなくてはならないか、代行サービスと連携したスケジュール管理が重要です。

③業務範囲

経理業務を大きく分けると、次の5つに分かれます。
・現金預金を取り扱う業務・・・請求業務、回収管理、振込業務、小口管理
・給与にまつわる業務・・・給与計算、労務管理
・記帳業務・・・会計仕訳入力、試算表・決算書作成業務
・税務関連業務・・・税務申告業務、税理士とのやり取り
・管理資料のとりまとめ・・・資金繰り表、業績管理資料等作成
上記の5つの業務のほとんどが外部に委託することは可能ですが、受託会社がどこまで対応できるのかを確認しておきましょう。代行業者によって実施できる業務範囲が大きく異なります。
また、自社内でどの業務に一番時間がかかっているか、社内ノウハウの有無などを検証し、委託する業務にメリハリをつけることで、効率的に経理代行サービスを利用することができます。

④費用だけで決めないこと

代行業務の価格だけで業者を選択してはいけません。大切な経理業務を任せることになるのですから、自社が求める条件を満たしていなければ、本来の目的を達成できないこともあります。 例えば外注先が労働総時間の計算のみを引き受けた場合、社会保険料や税金の計算は自社で行わなければならないでしょう。そうなると「経理業務と本業を切り離し、社員に高いパフォーマンスを発揮させる」という経理代行のメリットが一つ失われることになります。 費用よりも自社が行ってほしい業務を遂行できるだけの能力やプランがあるかどうかを優先して選ぶようにしましょう。またスポットで難易度が高い業務を任せることができる代行業者であればより安心して経理業務を委託することができます。

まとめ

経理代行を利用することで、業務の効率化やコスト削減といったメリットがありますが、専門性や業務範囲などしっかりと経理代行業者について見極めることが必要です。
リモート経理部は公認会計士を中心としたスタッフが経理代行サービスを提供しています。経理代行をご検討の方は是非無料相談をご利用ください。

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