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経理代行導入による業務改善効果について

経理代行を導入するお客様は経理担当者の退職など緊急避難的に経理代行を導入されることが多いです。しかし、経理代行を導入することにより業務改善が図れるなど副次的効果を得られることもあります。
今回は、企業がかかえる業務課題と経理代行の導入によりその改善が図れた事例についてご紹介したいと思います。

経理業務における課題

経理という業務は会社の規模や業種によらず、すべての会社が必ず行うことが求められます。しかし、経理は収益を生む部門ではなく最低限のコストで業務を回したいと多くの経営者は思っており、自社に最適な経理とはどのようにあるべきか、どのような企業でも大なり小なり課題を抱えているものです。まずは、多くの企業が抱える経理業務に関する課題をご紹介し、それに対して経理代行はどのような効果があるのかを説明させていただきます。

人材採用の難しく退職時の引継ぎリスクが大きい

経理が抱えがちな問題としては、経理担当者の不足が第一に挙げられます。経理業務は簿記という学問をベースとして実務を行う特殊な業務です。会計基準や税法、労働法など背景に決まったルールがありますので、表面的に業務をまねるだけでは本質的な問題を見落として重大なエラーを発生させることはよくあることです。

これらのルールについては、教育することもできますが業務の中でその時間をとることは現実的ではなく、可能な限りそのような知識について学習してきた人材や経験者を採用したいというのが本音のところです。しかし、そのような人材が採用市場ではあまり出てくることはなく、経理人材の確保は多くの会社にとって頭を悩ます問題です。

また、人材を確保できたとしてもその希少性から退職した際に、その人材の代わりをすぐに見つけることができず、経営者や残された従業員自らが業務に携わる等の処置をとらねばならず、本業に支障をきたしてしまうことがあります。 また、経理は非収益部門ということで経理担当者は多く抱えられないということに起因し、業務が属人化しやすいというのも困った問題です。このように、経理業務おいて人材確保が難しいという事実に起因して起こる様々な問題は多くの企業が抱えるところです。

会計ソフトなど経理ツールの変化への対応

経理が過去データを会計ソフトに入力するだけの業務になってしまっており、有効に経理データを経営に生かせていないということがよくあります。2か月前の試算表をもとに議論するということもよく聞きます。

しかし、昨今経理ソフトへのAI導入などにより、銀行の入出金データや請求書システムとの連動など適時に正確な財務情報を取りまとめ経営判断に必要な情報を把握することも可能となっています。

経理業務の重要性は過去データの入力だけでなく、いかに経営に生かせる情報を適時に提供できるかです。そのためにはITツールの導入は欠かせませんし、担当者は最新のITツールに対応していくことが求められます。そうした変化にいかに対応していくのかも、経理業務における課題です。

経理代行でなぜ効率化が図れるのか

上記のような課題に対し、経理代行を使うことで解決・効率化が図れる可能性があります。その理由について説明していきます。

専門家による業務改善や人材育成

経理代行会社には、公認会計士や税理士などの専門家が在籍していることが多いです。そのような専門家は様々な会社の経理部や財務部を見てきており、経理はどのような姿であるべきかを知っているはずです。そして、そこにあなたの会社を近づけるためにどうすればよいかについての改善提案・社内の人材育成を行ってくれるサービスを提供することもできます。多様な経験をした財務経理の専門家から直接学べることで、社内の経理業務のレベルは飛躍的にアップするでしょう。

最新のITツールや仕組みの導入

経理業務を引き継ぐだけでなく、これまでの会社の経理業務のフローを見直し、会社の業務フローに最適なITツールの導入や業務フローを構築してくれる経理代行会社もあります。自社に経理担当のエンジニアや経理情報を収集するリソースがない場合に有効です。 また、法改正や経理情報を扱うデータベースの更新などにも対応してくれることもあり、常に経理システムやツールを最新の状態に保つことができ、経理業務の効率を上げることが可能です。

本業との分離

経理担当者が退職し、経理人員不足の状態になってしまった場合、経理を経験したことのない従業員が経理業務を行わなければならないような状況が発生します。慣れない人間が経理部に異動したり兼務するのは効率が悪く、本業に支障をきたしてしまう可能性もあります。 

そこで経理代行サービスを利用し、経理業務を完全に外部の専門会社に委託することで、社内のリソースを本来注ぐべき業務に注ぐことができるようになります。経理と本業を分離し、経理業務そのものだけでなく本業の業務効率向上も見込めるのです。

経理代行での業務改善例

最後に、経理代行を利用して実際に業務改善を行えた企業の事例について紹介します。

レストランチェーン店での店舗会計業務負担の削減

国内展開している某レストランチェーン店では、店舗数が急拡大する中、経理業務に関する教育・指導や役割分担の整理が不十分となっており、店舗経理業務を不慣れな各店舗の店長が行っていました。各店の店長に経理業務経験者はほとんどおらず、本来すべき店舗マネジメントに支障があるとの声が多くなっていました。 この課題に対し、経営陣は経理代行を導入する意思決定を行いました。また、同時に店舗のレジ会計システムと本社の財務会計システムの連動を強化し、店舗の経理負担を圧倒的に低下させました。 これにより、現場店長の間接業務負担が大幅に削減され、本業に集中できる環境が整いました。

経理責任者の退職に伴い業務整理と適正化を実現

卸売業を営むある会社では、経理責任者と2名の派遣社員の3人体制で経理業務を行っていました。この会社の社長はかねてより1人の責任者に情報やノウハウが集中していることから、当該責任者の退職リスクを感じていました。

そんなある日、経理責任者から退職願が出され、リスクが顕在化することに。

すぐに、社長は経理代行への移行を決定するとともに、業務整理に乗り出しました。 経理代行会社在籍の公認会計士に依頼し、退職予定の責任者からのヒアリングと実務の確認を繰り返し、作業の適正化を行いました。業務内容とプロセスの整理により無駄を大きく省くことに成功したといいます。 経理業務全体の見える化に加え、責任者が行っていた業務をマニュアル化し、引き継ぎや教育の効率化を図り、責任者が不在でも経理代行業者と派遣社員2名で業務が回る体制が維持できています。

まとめ

以上のように、経理代行を利用するタイミングは経理業務の見直しを図るチャンスになります。これまで当たり前とされてきたことやブラックボックス化されておりわからなかったことをもう一度経理の専門家の目で見てもらうことで、業務の効率化や有効性を高めることができるのです。

ただ、注意しなければならないのはどのような経理代行を利用するかということです。単なる業務引継ぎのみを行う経理代行会社ではそこまでの効果は期待できません。経理代行会社の中でも公認会計士などの経験豊富な専門家がいる会社を選ばれることをお勧めします。

リモート経理部では公認会計士・税理を中心に運営しておりますので、安心して経理業務をお任せいただけます。ご興味ある方はお気軽にお問合せください。

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この記事の著者

代表取締役 公認会計士

銀行・大手監査法人を退職後、事業再生、M&Aのコンサルティングファームで中小企業の経営サポートを経験。
客観的な分析と戦略立案だけではなく、企業の中に入り込んで会社と伴走しながらサポートすることをモットーとしている。

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