経理代行導入の失敗事例と経理代行で失敗しないために

リモート経理部のサービス利用のご相談いただくお客様の約3割は他の経理代行サービスからの乗り換えをご検討されていたお客様です。
つまり、他の経理代行サービスでは満足されていないお客様が相当数あるということです。経理代行サービスを提供する会社は様々で、違いが判らないというのが正直なところではないでしょうか。

失敗事例

会社をより筋肉質にしたい、経営データをより早く知りたい！そういう想いでいざ経理代行を導入したのに思っていたような成果が出なかった。そんな経験は誰もしたくないですよね。

今回は、経理代行サービスを導入して失敗されたお客様の事例とそうならないためにどうするべきかについてお話したいと思います。

失敗事例① 受けてもらえる業務が非常に限定的で会社の業務負担が減らない

経理代行を求められている会社様の大半は経理担当者の業務の一部または全部を受けてもらい、現状の社内の経理業務負担を削減したいと思っています。
しかし、経理代行業者の都合などで業務フローや使用するシステムが制限されてしまい、結果として経理代行を導入する意味がなかったというような事例もあるようです。

振込業務を委託しようとしたところ、「毎月10日までに振込日時、支払先、口座番号、支払金額を記載した一覧表をエクセルで作成して提供してほしい」という要望が経理代行会社よりあった。
→結局支払一覧表を作成するのなら自社で行うのと大して変わらない。

「会計ソフトの連携のため、請求システム、給与計算システムは経理代行業者指定のソフトに統一してほしい。」と言われた。
→当社のシステムは生産、販売、購買が連動したソフトであり、請求システムのみを切り替えることはできない。

「振込や請求業務、給与計算業務は行うが当社は税理士などの専門家はいないので会計ソフトへの入力作業は会計事務所にお願いしてほしい。」と言われた。
→最終的な帳簿入力まで一気通貫で完結してほしい。

これらは、すべて導入前にしっかりと打合せをすることで回避できることです。
まずは、自社の求めているサービスと経理代行サービス導入後の姿をイメージし、しっかりと経理代行会社に伝えることが必要です。
一度経理をアウトソーシングしてしまうと、変更したり後戻りするのは非常に大変ですので事前の選定が極めて重要です。

失敗事例② 税理士や社労士がコミュニケーションをとってくれない

インターネット広告会社の事例です。
社員が10名を超えたタイミングで、事務職員を採用するよりは経理を外部委託しようと、いくつかの経理代行会社より見積りを取りました。
あまり、条件をすり合わせしないまま金額的条件の良かった1社と契約に至りました。
これまで社長が行っていた通常の経理業務は安定したのですが、頻繁に発生する「税理士や社労士とのやり取り」は間に入ってもらうことができず、税理士や社労士からの質問に対する回答や基礎資料提供などのために、結局アルバイト社員を1名採用することになってしまいました。
採用コストや、退職リスクを考えて、直接雇用よりも経理代行を選択したのに、結局十分な期待効果を得られなかった一例です。

失敗事例③ 例外的・突発的な依頼業務に対応してもらえない

「契約書に記載している業務以外は一切してもらえなかった」という不満の声も多いようです。
近畿地方で飲食店を展開する会社の事例です。
新型コロナウィルスの感染拡大により業務整理の一環でコスト削減を行うにあたり、経理部門の人員を削減し、経理業務を経理代行業者にアウトソーシングすることになりました。
経理業務のアウトソーシングにより人件費は削減されたものの、コロナ禍での減収に対応するため緊急融資を受けるにあたって金融機関に資金繰り実績や予定表を提出する必要が生じました。そこで経理代行会社に資料の作成を依頼したところ「契約に記載はないし、当社ではそのような業務は請け負っていない」とけんもほろろの回答でした。
割り切って限定された事務的な作業のみを行う経理代行会社は多いと感じます。会社の成長や継続のために経理機能は大切です。選択する経理代行会社が真のパートナーになりうるか。とても大切な視点です。

失敗しない経理代行業者の選び方

ここまで経理アウトソーシングの失敗事例について実例をみてきました。
次は上記の事例から、経理代行会社を選ぶ際に確認しておきたいポイントをご紹介します。

業務引継ぎの際のソフト変更や業務フローは会社に極力負担にならないよう配慮されているか。

経理のアウトソーシングを利用するにあたり、経理業務の引継ぎ時のトラブルは非常に多く発生しています。
引継ぎ後のコミュニケーションの取り方、リスクを想定して提案している会社かどうかを、確認してみましょう。
過度な業務フローやシステムの変更は、会社にとって従来以上にコストが発生したり、従業員に負荷をかけることになるため注意が必要です。 極力負担なく、引継ぎをしてもらえる経理代行業者かどうかを是非検討しください。

公認会計士や税理士など経理業務に精通した責任者がいるかどうか

経理代行を導入すれば、経理業務を全部任せることができると思っていたのに、業者側に専門的な知識がなく、結局業務量の削減にはつながらなかったという声もお聞きします。
経理代行業者の中には公認会計士や税理士が在籍していない業者もあるため、税務的な質問や専門的な相談に回答してもらえないというケースもあるようです。

税務や会計は専門的知識を必要としますので経験豊富な業者に安心して丸投げしたいと思う方は、経理代行業者の責任者が公認会計士や税理士資格を有しているかについて確認しておくことをお勧めします。

会社の立場に立って寄り添ってくれる経理代行会社か

業務のアウトソーシングは事務的になりがちです。しかも経理という非収益業務になるとその傾向は顕著です。しかし、私たちは経理業務は会社の成長や継続するうえで非常に大切な情報を提供できる仕事であると思っています。会社を生かすも殺すも経理次第とも考えています。そのような経理を他人に託す場合には、しっかりとその担当者の人間性を見てほしいと思います。会社がしんどい時に寄り添ってくれる存在か。頼れる存在か。それを見極めていただきたいと思います。

まとめ

今回は実際に経理代行を導入した会社の失敗事例とそれを反面教師にした「失敗しない経理代行導入」について説明しました。これを参考に是非真に頼れるパートナーを選択していただければ幸いです。
リモート経理部では経理代行の導入を検討されている方への無料相談やアドバイスを行っておりますので、こちらも是非ご利用いただければと思います。

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