給与計算アウトソーシングのメリット・デメリット

給与計算業務は、各種法規制や税務と密接に関わる専門性の高い業務です。給与計算をアウトソーシングする場合、どのようなメリット・デメリットがあるのかという点について、給与計算ソフトを使って自社で計算する場合と比較して解説していきます。また、どのような会社がアウトソーシングに向いているかといった点についても触れていますので、参考にしていただければと思います。

給与計算業務とは

給与計算のアウトソーシングとは、文字通り給与計算業務を外部に委託し、代わりにやってもらうことです。給与計算には、税金、社会保険などの細かい計算ルールがあり、専門性が求められるうえ、ミスが起これば従業員との信頼関係に影響することもあるため、中小企業が自社でやるには大きな負担を伴います。給与計算をアウトソーシングすることを検討するきっかけは企業によりますが、多くの会社はアウトソーシングによるメリットを享受できるものと考えられます。

給与計算アウトソーシングのメリット・デメリット

ここからは給与計算業務をアウトソーシングするメリット・デメリットについてより詳しく解説します。

給与計算アウトソーシング活用のメリット

給与計算業務をアウトソーシングすることによるメリットは、主に以下の点です。

正確な給与計算の実現

給与計算業務を請け負う委託先の会社は、その業務を専門的に行っている会社であり、一定の知識がある専門スタッフが行います。ミスが起こりやすい箇所を把握し、ミスを防止する対策も講じやすい体制をとっています。中小企業やスタートアップでは、給与計算に割ける人員・時間は限られており、自社で十分にチェックを行う体制を構築することは困難です。アウトソーシングを行うことでミスが起こる可能性を下げることができるのは、アウトソーシングのメリットの一つです。また、給与計算業務に関わる法令改正にも適時に対応できるため、法令改正が原因となるミスも防ぐことが可能です。

給与計算業務の属人化の排除と防止

給与情報は取り扱いに注意を要する情報であり、給与計算業務は少数の社員に任せるという企業が大半です。担当者が少なく専門性も高いことから、給与計算業務は業務に関する知識が属人化しやすい業務であると言えるでしょう。給与計算業務をアウトソーシングすることで、業務の属人化を解消することができます。これにより、担当者の急な退職などのリスクを回避することができ、企業としての業務の継続性を高められる点は大きなメリットと言えるでしょう。

人件費等のコスト削減、従業員の負担軽減

ミスが起これば従業員との信頼関係に影響する可能性がある給与計算業務は、自社で行う際には慎重な対応が必要となります。また、専門性が必要な業務でもあり、誰でもチェックができるわけではありませんので、少数の担当者が何度もチェックを行うという対応を取ることになりがちです。

単純な業務量の多さだけでなく心理的負担や求められる専門性を踏まえると、給与計算業務を担当するスタッフには多くのコストがかかっていると言えるでしょう。アウトソーシングにより全てのチェックが不要になるわけではありませんが、第三者に作成を依頼するということだけでも負担が軽減されると言えます。さらに、給与計算業務のシステム基盤が整っているアウトソーシング業者に依頼することで、業務効率そのものも改善すると考えられます。

労務を専門にやるスタッフを置いていない会社では、給与計算業務のコストを切り出して比較することは難しいと感じてしまうかもしれませんが、アウトソーシング会社から出される見積り金額を人件費との比較や、空いた時間に何をできるか？というところまで考えると、比較的多くの企業でコストメリットがあるものと考えられます。

給与計算アウトソーシング活用のデメリット

上記のようなメリットがある一方で、給与計算業務をアウトソースすることによりデメリットが生じる場合もあります。 

カスタマイズのためのコストがかかる

委託先にもよりますが、一般的に、給与計算のアウトソーシングは、その企業に合わせたシステム設計・運用費がかかることがあります。特に、自社の就業規則で特殊な手当を定めている場合や、勤務体系の種類が多いなど、一般的でない制度をお持ちの会社では高額になる可能性があるため注意が必要です。どういう場合にコストがかかるか、また、どの程度の金額となるかは委託先の業者によって異なりますので、契約検討時に必ず確認するようにしましょう。

ただし、カスタマイズのためのコストがかかるのはアウトソーシングだけでなく、自社で給与計算ソフトを導入する場合でも同様です。コストがかかるというだけでなく、対応ができないというケースもありますので、それぞれの場合にどのようなコストが発生するか、きちんとシミュレーションしておくことが重要です。

待ち時間が発生する

給与計算業務をアウトソーシングする場合、必要なデータを共有してから計算結果を受け取るまでに1～数日のタイムラグがあることが普通です。自社で行う場合、その業務の優先度は社内の調整で変更することが可能ですが、アウトソーシングの場合はあくまで委託先は外部業者です。自社で行う場合と異なり、例えば「他の業務は遅らせていいから今日中にやってくれ」と指示することは出来ません。ある程度の速さでの業務を求めるのであれば、データ提出からある程度時間がかかることを踏まえ、委託先業者と相談してスケジュールを決めておく必要があります。給与計算は毎月同じタイミングで行われるルーティン業務なので、緊急対応が必要なことは稀ですが、頭に入れておくといいでしょう。

コストが高くなる場合がある

コスト削減はアウトソーシングのメリットの一つですが、企業規模によってはアウトソーシングすることにより、逆にコストが高くなる場合があります。アウトソーシングの費用は「1人あたりいくら」という価格設定が一般的です。給与計算業務に専門のスタッフを複数人配置できるような大きな企業では、自社で給与計算を行う場合にかかるシステム費用と人件費を合計しても、アウトソーシングの費用を下回るコストで業務を実施できるケースもあるでしょう。

アウトソーシングをするか否かの検討のポイント

以上を踏まえ、アウトソーシングをするかどうかの検討のポイントを以下に挙げておきます。一般論にはなりますが、検討の参考になさってください。

会社の規模や成長性

小規模企業については、給与計算業務の負担感は大きいものと考えられます。リソースが少ない中で給与計算を自社で行うことは思わぬリスクにもつながりますから、規模が小さいうちはアウトソーシングがお勧めです。

拡大フェーズにある会社、急成長中の会社では、アウトソーシングのメリットが大きくなりやすいでしょう。従業員が増え、採用活動が活発なフェーズでは、給与計算の業務量の変動が大きく、適正な担当者数を把握することが困難です。また、人事スタッフにとっても採用活動に集中したい中で給与計算業務の負担感が大きい場合が多いのではないでしょうか。アウトソーシングを活用することにより、会社にとってより重要な業務に集中できることは大きなメリットになるでしょう。

逆に、ある程度規模があり、複数人の担当者を置くことが問題なくできるのであれば、自社計算を選択することを考えてもいいかもしれません。従業員が退職しても問題なく引き継げる体制を作れるのであれば、自社での給与計算をすることによるデメリットも軽減されるでしょう。

業務の標準化と、自社独自の制度とのバランス

業務の標準化を進めるのであれば、アウトソーシングが有利です。自社での給与計算は専門性の高いノウハウが溜まっていく一方で、ガラパゴス化、ブラックボックス化しやすい状況を生み出します。給与計算担当者が退職する可能性を考慮し、業務の標準化を進めるという方向性であれば、アウトソーシングを活用していくことが有利に働きます。

自社制度の独自色が強く、アウトソーシングをした場合に高コストにならざるを得ないのであれば、自社での給与計算が選択肢に入ってきます。一方で、制度変更により標準化を進めるという方向もありますので、あくまで全体としてどういう方向性でいきたいかということを考える必要があります。

コスト比較

具体的なコストについては、各社の状況により異なります。実際に状況を伝え、見積もりを取って比較してみましょう。その際、単純に表に出ているコストで1円でも安い方を…という意思決定のやり方はお勧めできません。「リスクを軽減できるか」「空いた時間で何ができるか」という観点を持ち、全体としての比較を行いましょう。

まとめ

今回は給与計算業務のアウトソーシングについて、メリット・デメリットを整理したうえで、具体的な検討ポイントを例示しました。アウトソーシングの活用について検討されている方、業務の負担に悩んでいる方にとって参考になれば幸いです。

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