経理代行を利用する前に“絶対”確認しておきたいこと

自社内で抱えていた経理や給与計算、総務機能などのバックオフィス機能をアウトソーシングしていく動きは急激に進んでいます。このようなパラダイムシフトが進行する背景には、人材確保が困難である点やノンコア業務を外注化するという概念自体が浸透しているということが背景にありました。

今回のコロナ禍を経験し、私たちはさらにバックオフィス機能のアウトソーシングはさらに進行すると考えていますが、経理をアウトソーシングすることの本来の意味はどこにあるのかを今一度考えていただきたいと思っています。それを理解しておくことで、経理代行をより有効に利用することができるはずです。

今回は、先を見据えたバックオフィスのあり方を再考していくに際して、事前にやっておくべきことについてお話ししたいと思います。既にアウトソーシングを導入している、これから検討されている、バックオフィス業務の整理を考えているなど様々な方に共通する内容となっています。

経理として一番大切なことを理解しておく

まず、経理部として何を一番大切にしないといけないかを理解しなければなりません。

企業人ですから、それは「自らの業務が企業価値を高めること」ということになります。ゆえに、経理部においても「企業価値を高める業務につながっているどうか」を常に判断軸として持っておくべきです。
それでは、経理部において企業価値を高める業務とはどのようなものでしょうか。私たちは、「経営意思決定を左右する業務」と考えています。具体的に列挙すると、下記のようなものが挙げられます。

・予算策定
・予算実績比較分析
・資金繰り予測
・資金調達業務
・社内各部署と数字を使ってコミュニケーションを行う

経理の最大の力は、数値実績をすべて把握していることです。しかし、これを生かせていない会社がほとんどです。それでは、数値を会社のために生かすにはどうするのかですが、まずは目標設定が必要です。次に実績把握とその差異要因の分析を行います。そして、そこから導かれる対応策を社内にフィードバックするという仕組みができていなければなりません。

これができていれば、会社の各部署がとるべきアクションが明確になり、会社経営が進めやすくなるのです。

また、企業成長のためには会社に必要な資金を調達し、タイムリーに資金投下できることも大切です。金融機関等と交渉するには、自社の数値を表面的でなく本質的に理解したうえで、今後どのように進んでいくのか、その結果金融機関から調達した資金はどのように償還・還元されていくのかを説明できなければなりません。

このような業務を御社の経理部はできているか。まずは考えてみましょう。

自社の経理部の仕事を整理する

次に、経理部として一番大切な業務の理解を踏まえたうえで、それでは自社の経理部はどのような状況かを振り返ってみましょう。

御社の経理部には何人のスタッフがいるでしょうか。まずは顔を思い浮かべてください。そして、その方々がどのようなお仕事をしているか、1日の仕事の流れ、1ヶ月の仕事の流れを書き出してみましょう。

多くの場合、だれがどの業務を担当しているかは理解しているとは思います。例えば、経費精算はAさん、給与計算はBさんといった具合です。しかし、それらは先ほど理解した経理の本質的業務ではないことがほとんどだと思います。また、1日、1ヶ月の中でどのようなフローで業務をしているかについては具体には理解していないことが多いものです。

これは、経理に限ったことでないのですが業務を分けるとどのような手順で業務を進めているかが個人の裁量にゆだねられることになり、ブラックボックス化するためです。また、仕事が仕事を生むという現象もあります。こうなると、現状のバックオフィスにかけている工数が適切なのかが判断できなくなってしまうのです。

ですので、本気でバックオフィスの見直しに取り組むのであれば、時間をかけてでも先ほどの1日の仕事の流れ、1ヶ月の仕事の流れを列挙することをお勧めします。

経営資源の最適化を目指す

本来経理部で有しなければいけない機能と現状の業務フローの整備ができれば、そこに投下する資源の最適化を図っていくことになります。

例えば、今まで経理部の本来的業務ができていなかったという状況であれば、他の業務を行っていた担当者をその業務に割り当てることが必要かもしれません。適材が社内にいないのであればCFO候補を外部から採用することも必要となるかもしれません。

単にコスト面や人材不足から経理代行を選択するのではなく、以上のような検討プロセスを経て、経理代行サービスを利用するという選択肢を選ぶということが大切です。そうしないと、経理代行サービスの良さを生かせなかったり、かえってコストアップにつながったりしてしまいます。

まとめ

リモート経理部では、経理代行導入の前に必ず会社の業務フローや経理機能の診断を行います。それは、企業価値を高めるというポリシーがあるからです。
単純にコストメリットだけを追求するのではなく、本当に必要なサービスは何かをお客様と一緒になって考えます。

それが単純な経理業務でなく、CFO機能の場合でもお受けできるのがリモート経理部の強みです。経理業務のアウトソーシングをお考えの方や業務プロセスの見直しをお考えの方は是非お気軽にお問合せいただければと思います。

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