電子帳簿保存法を分かりやすく解説！対応する3つのメリットと罰則

電子帳簿保存法は、税務申告を行うすべての事業者が対象の法律です。

• ・自社で何をすべきなのか
• ・対応するメリットはあるのか
• ・違反したらどうなるのか

こんな風に考えている方も多いのではないでしょうか？

今回は、電子帳簿保存法の簡単な概要と対応するメリット、不正があったときの罰則について解説します。世の中のデジタル化に合わせて、やり取りはデータが基本になっていく流れです。

本記事をきっかけに、電子帳簿保存法の理解を深めましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、これまで紙での保存が基本とされていた、税務関係の帳簿や書類のデータ保存を可能とする法律のことです。各種制度を利用することで経理のデジタル化が図れます。電子帳簿保存法で区分されている保存方法は以下の3つです。

• ・電子帳簿等保存
• ・スキャナ保存
• ・電子取引

中でも、2024年（令和6年）1月1日以降に行う電子取引は、すべて電子データでの保存が必要となることから話題になっています。

電子取引とは、たとえばネット通販で買い物をした際に、サイト上に表示される領収書などのことです。さらに電子取引には「検索できるようにしておくこと」という要件が課されていて、これまで紙で対応していた企業にとっては煩わしく感じるかもしれません。

対象の書類

電子帳簿保存法の対象となる書類は以下のとおりです。

それぞれの書類に対して保存区分が定められており、具体的な内容は以下です。

• 電子帳簿等保存：自社でパソコンなどを使用して作成した帳簿や決算関係書類、取引相手に交付する書類の写し
• スキャナ保存：取引先から受け取った書類や、自社から取引相手に交付する書類の写しデータ
• 電子取引：紙でやりとりしていた場合に、保存が必要な情報が含まれる電子データ

保存義務者

対象書類を電子保存しなければいけない義務者は、税務申告を行うすべての法人・事業者が対象です。

電子帳簿保存法には以下のとおり書かれています。

”保存義務者　国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている者をいう”
電子帳簿保存法より引用

「国税に関係する帳簿書類」とは、総勘定元帳や仕訳帳などのことです。これら税務申告に必要な「帳簿や書類を保存しなければいけない人」＝「確定申告を行う全ての事業者」ということになります。

保存の要件

それぞれの書類には、データ保存の要件が定められています。もともとデータで扱っている場合は、すでに満たしている要件もあるかもしれません。自社の現状と照らし合わせてご覧ください。

電子帳簿等保存

最低限、以下の要件を満たしていれば問題ありません。

• ・システム関係書類等を備え付けること（※システムの操作説明書や、事務処理マニュアル等）
• ・ディスプレイなどにより書類の内容が閲覧可能なこと
• ・税務職員によるダウンロードの求めに応じられること

上記3つに加え「優良な電子帳簿」として認定されるための要件が別に4項目あります。「優良」の要件を満たし税務署に申請すると、以下の2つのメリットを受けられます。

1. 1.所得税の青色申告特別控除（65万円）の適用
   2.申告漏れに課される過少申告加算税が5%軽減

複雑ですが、まずは最低限の要件を満たせるように環境を整備しましょう。「優良な電子帳簿」として認定されるための要件など、詳しくは国税庁ホームページをご覧ください。

スキャナ保存

スキャナ保存できる書類は「重要書類」と「一般書類」に分けられます。

• ・重要書類：資金や物の流れに直結・連動する書類（契約書、納品書、請求書、領収書など）
• ・一般書類：資金や物の流れに直結・連動しない書類（見積書、注文書、検収書など）

それぞれに規定されている保存要件は以下のとおりです。

重要書類と一般書類では、保存要件が異なる項目がありますので注意が必要です。たとえば重要書類は受け取ってから、おおむね7日以内に入力しなければいけませんが、一般書類は適時入力でも問題ありません。

またいわゆるスキャナーで電子化したデータ以外に、スマホやデジカメで撮影した画像も「スキャナ保存」として認められます。

電子取引

電子取引の要件は以下のとおりです。

• ・改ざん防止の措置をとる
• ・「日付・金額・取引先」で検索できるようにする
• ・見読可能装置を備え付ける

具体的な改ざん防止の措置として、タイムスタンプの付与や履歴が残るシステムを使用する方法があります。または、改ざん防止のための事務処理規定を決めて守る方法でも構いません。

検索できるようにするには、索引簿を作成したり規則的なファイル名を設定したりするだけでOKです。

電子帳簿保存法に対応する3つのメリット

電子帳簿保存法に対応すると、設備投資など頭の痛い話だけではなくメリットもあります。業務の効率化やセキュリティ強化、コスト削減につながりますので、検討してみてください。

業務の効率化につながる

電子データを保存することで、複数の社員がアクセスできるフォルダなど、業務の効率化につながります。

紙の書類の場合、保存している場所まで物理的に行く必要があります。また書類をチームで共有している場合、保管場所を間違えると見つけるのに何時間もかかるケースも。過去の書類を、別フロアの倉庫などに保管している会社も少なくないのではないでしょうか？

電子データで保存しておけば、パソコンで検索するだけで見つけられます。

セキュリティ強化になる

書類を電子データで保存することは、セキュリティ強化にもつながります。

紙の書類を鍵付きの金庫やキャビネットなどに保管し、鍵は管理者が管理する方法を採用している会社もあると思います。しかし電子データなら、フォルダやファイル自体にパスワードを設定したり、クラウドでアクセス権限を付与したりできます。

可能性は低いかもしれませんが火事や災害などがあっても、データで保存しておけばバックアップから復元できる可能性もあります。

コスト削減になる

データで存在する書類は印刷が不要になりますので、コスト削減にもつながります。

印刷に使用している用紙やインク代、保管するファイルも用意する必要がありません。書類を保管するスペースも不要になりますので、大量の紙を保管している大規模な会社ほど効果的でしょう。

オフィスから離れた倉庫などに保管していると書類を探しに行くのにも一苦労ですが、検索できるようにしておけば探す時間のコストも削減できます。

不正があったときの罰則・ペナルティ

不正に関する罰則は、電子帳簿保存法の第8条5項に記載されています。

内容を要約すると、電子データに改ざんなどがあった場合、その取引に関して発生した申告漏れ等に課される重加算税が10%加重される、というもの。

電子帳簿保存法は1998年の施行から、数回の改正が行われた法律です。2022年1月の改正では税務署長の事前承認の廃止や、スキャン後ただちに紙の書類を廃棄できるようにするなどの緩和が行われました。一方で改ざんや隠ぺいなどの不正を防ぐために、加重措置が講じられたのです。

まとめ

今回は電子帳簿保存法の概要と対応するメリット、不正があったときの罰則について以下のように解説しました。

• ・保存区分は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」
• ・対応すると業務効率化やセキュリティ強化につながる
• ・不正があった場合は重加算税10%

電子帳簿保存法に対応すると、書類を探す手間が省けたり、保管スペースが不要になります。

一方で、これまでデータ保存をしたことがないと、どうやれば効率的に進められるのか分からないかたもいるかもしれません。

データ保存に限らず、業務の仕組化やマニュアル化、業務フローの可視化など経理周りのお悩みがあれば、ぜひ一度お問い合わせください！

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