英語ができて管理業務も任せられる人を、1人で採用しようとしていませんか

日本に法人をつくる、あるいはつくったばかりの外資系企業から、よくいただく相談があります。

「英語ができて、経理や事務をひととおり見てくれる人を1人採りたい。いい人はいませんか」

ご事情はよく分かります。本社とやりとりできて、日本の役所や銀行にも対応できて、請求書も給与も見てくれる。そういう人が1人いれば、日本法人は回るように思えます。

ただ、この採り方はたいていうまくいきません。 採用そのものが難しいというだけでなく、採ったあとに困ります。

その1人に期待していることを、書き出してみてください

私たちは、お預かりしている日本法人について、実際に発生している業務を折に触れて洗い出しています。

ある日本法人で1件ずつ数えたときは、48件ありました。 そのうち41件は、初めに結んだ業務委託契約書には書かれていないものでした。契約を決めた時点では、具体的にイメージできていなかった業務です。

なお、この48件は私たちから見えている範囲です。先方の社内だけで完結している業務は入っていないので、実際の総量はこれより多いはずです。中身を大きく分けると、こうなります。

• 労務・人事 … 給与計算の確認、社会保険や住民税の手続き、有給の管理、入退社の対応
• 資金管理 … 資金繰り表の維持、残高の見張り、銀行口座の権限管理、海外送金の受け取り
• 請求書・証憑の回収 … 届かない請求書の催促、取引先サイトからの取得、内容不明の支払いの照会
• 経費精算 … 領収書の回収、科目の判定、申請と承認の運用
• 親会社対応 … 英文の月次レポート、増資や借入に関する照会への回答
• 税務の納付 … 住民税・源泉税・償却資産税・中間納付の期限管理と実行
• 総務まわり … 登記の変更、在留資格更新に必要な財務資料、事務所移転、社内ITの設定

「経理」で一括りにするには広すぎる守備範囲です。 上の7つは、日本の会社であれば経理・税務・労務・総務・資金管理という5つの職種に分かれている範囲です。ふつうは複数の担当者と、外部の士業とで分担しています。

それを1人に求めている、というのが出発点です。

採用できるのは、たいてい「総務ができる人」です

英語ができて、日本の事務手続きに慣れていて、日本法人の管理業務を任せられる人。採用市場でこの条件に合うのは、多くの場合バイリンガルの総務・オフィスマネージャー経験者です。

この条件で採用しようとすると、月40万円は下回らないというのが、採用計画づくりをお手伝いしてきた私たちの感覚です（相場は時期と地域で動きますので、目安としてお読みください）。社会保険の会社負担がおよそ15%、これに採用にかかる費用が乗るので、年間では600万円前後を見ておくことになります。

そして、その方が得意なのは、手続きを回すことです。役所に行く、書類を出す、期限を管理する、社内の問い合わせをさばく。ここはとても価値があります。

一方で、会計・税務・労務の「判断」は、別の技能です。たとえば、こんな場面があります。

前の期に納めた消費税（国税分）の額によって、翌期の中間納付が何回になるかが変わります。 一定額以下なら中間納付そのものがなく、そこを超えると年1回、さらに増えると年3回、年11回と段階的に増えます。設立して間もない会社は「なし」から始まるので、事業が伸びた翌期に、いきなり回数が増えます。 ここを見落とすと、納付書が届いてから慌てることになり、資金繰りの前提も崩れます。

これは知っているかどうかの話で、頭の良し悪しではありません。総務の経験の中では出てこないというだけです。

似た分岐は、消費税の課税区分、給与の社会保険の判定、決算の見込納付、親子会社間の取引の扱いなど、いたるところにあります。1人に任せると、この分岐が全部その人の頭の中だけを通ることになります。

いちばん難しいのは、その人の仕事を評価できないことです

ここが本当の問題です。

日本法人の管理担当を1人置いたとして、その仕事が正しいかどうかを、誰が判定するのでしょうか。

本社は日本語の帳簿も、日本の申告書も読めません。日本側には他に管理業務が分かる人はいません。結果として、「本人が大丈夫と言っているから大丈夫」という状態になります。

これは、その人を疑う話ではありません。チェックの仕組みがないという話です。

そして、この状態は静かに続きます。何かが間違っていても、決算や税務調査、あるいは本人の退職まで表に出てきません。私たちが引き継ぎで入るときに見つかるのは、たいていこの時期に積み上がったものです。

そして、その人はいずれ辞めます

1人体制のいちばん怖いところは、ここです。

日本法人にたった1人の管理担当が辞めると、何がどこにあるかが一緒に消えます。 銀行の権限も、取引先サイトのログインも、社労士や税理士とのやりとりの経緯も、「毎月10日までにこれをやる」という手順も、その人の中にしかありません。

これまでにお預かりしてきた日本法人で、管理を見ていた方が退職されたことがあります。そのとき、その退職をきっかけに私たちの側で新しく発生した業務が14件ありました（さきほどの48件のうちの14件です）。社内システムの設定、社労士とのやりとりの窓口、請求書の受け取りと催促、銀行の権限の付け替え。どれも、事前の「引き継ぎ資料」には載っていなかったものです。

採用コストは、採るときだけかかるものではありません。辞めるたびに、もう一度かかります。

私たちが勧めているかたち

私たちが外資系の日本法人にお勧めしているのは、こういう形です。

日本に置くのは本業の人だけ。現場での事務作業は最小限にする。管理業務は、英語で対応できて、経理・税務・労務・総務の窓口をひとつにまとめられる外部に出す。

理由は3つあります。

1つめ。専門ごとに違う人が担当できます。 資金繰りを見る人、給与を見る人、納付を回す人、親会社への英文レポートを書く人。1人の中に全部を詰め込む必要がなくなります。

2つめ。仕事が会社に残ります。 手順書と、誰がいつ何をしたかの記録が外部側に残るので、担当者が代わっても続きます。私たちの中でも、経験のない業務は経験者に振り、後から手順を残す運用にしています。個人ではなくチームで持つ、というだけのことです。

3つめ。繁閑を吸収できます。 決算月と閑散月では、必要な手数がまったく違います。人を雇うとその差は埋められませんが、外に出しておけば埋められます。

英語についても、本社と直接やりとりできる形にしておくと効きます。ある日本法人では、支払データを本社の支払サイクルに合わせて用意し、本社の担当者と英語で直接やりとりしています。日本法人の代表者が通訳役として毎回入る必要はありません。

外注が向かないこともあります

正直に書いておきます。どんな会社でも外注が安いわけではありません。

日本での取引件数が増え、現場で毎日その場の判断が必要になってくると、社内に人を置いたほうが早くなります。「何人を超えたら」という線引きは会社ごとに違うので、件数と、判断がどれくらいの頻度で発生しているかで見てください。

それから、外に出しても「日本側で決める人」は必要です。支払ってよいか、この契約を結んでよいか、といった判断まで外部に渡すことはできません。私たちがやるのは、判断に必要な材料を英語で揃えて、決めていただくところまでです。

もうひとつ。税務と労務には、有資格者でなければできない業務があります。会計の記帳や資金管理を引き受ける会社が、そのまま税務申告や労務手続きまでできるとは限りません。私たちの場合は、税務は松本公認会計士事務所との契約、労務は社会保険労務士が担当し、当社は窓口と資料の準備までを受け持つ形にしています。ご検討の際は、どこまでを誰が資格をもって引き受けるのかを必ず確認してください。ここが曖昧な提案は、後で困ります。

進出前なら、順番を変えるだけで変わります

もし今、日本進出を検討している段階でしたら、ひとつだけお伝えしたいことがあります。

採用を先に決めないでください。

先に、日本で発生する管理業務を書き出す。そのうち、本当に日本の社内でなければできないものだけを残す。残ったものが1人分に満たないのであれば、その1人は採らなくて済みます。

この順番でやると、本業のメンバーだけで立ち上がる日本法人は少なくありません。

気になったら、一度ご相談ください

タクセルは公認会計士が運営している経理代行の会社です。外資系企業の日本法人については、経理・資金管理・総務まわりを当社がお引き受けし、税務は松本公認会計士事務所、労務は社会保険労務士が、それぞれ資格者として担当する形でご案内しています。窓口はひとつです。本社への英文レポート、英語での承認画面、本社の支払サイクルに合わせた支払データの用意といったところまで対応しています。

「今の体制で足りているのか」「1人採るべきか、外に出すべきか」といった段階のご相談でも構いません。今かかっている手数を書き出すところからお手伝いします。

おわりに

日本法人の管理業務は、外から見ると「事務」のひとかたまりに見えます。でも中を開けると、別々の専門が5つ入っています。

それを1人に任せる形は、その人が優秀かどうかとは関係なく、評価できない・代わりがいない・辞めたら止まる、という弱さを持っています。

日本に置く人は、日本でしかできない仕事をする人だけでいい。私たちはそう考えています。

「日本進出にあたって何から決めればいいか」「今のやり方が続けられるか不安だ」——そんなお悩みがあれば、まずはお気軽にご相談ください。タクセルは、貴社のフェーズに合わせてご提案します。

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