効率化で経理業務をワンランクアップ！【脱･誰でもできる仕事】

なぜ効率化？その効果は？

経理部門が非効率な状態から抜け出せない…と頭を悩ませている企業は少なくありません。

まだまだ紙中心の文化が根強く残っているうえ、ミスが許されない業務のためスピードが犠牲になりやすい為です。経理は属人化しやすく、改善のメスが入りにくいのも現状です。

ですが、経理業務は伝票処理や税務申告の書類作成だけではありません。財務的な観点で経営情報を提示し、リスクを管理すること…これこそが経理しか担えない役割であり、付加価値。経営環境が変化を続けスピードアップしている現在、年々重要になっている役割です。

この記事では、事務的な『誰でもできる業務』の進め方を改善し、経理の本来の役割である経営サポートへシフトできるよう、効率化の手順・テクニックをご紹介します！

効率化3つのステップ

年々複雑化かつ増加している経理業務。まずは「可視化」することで改善の糸口を探りましょう。3STEPで行います。

1.全体像を洗い出す

2.改善策を探す

3.効率化への貢献度で比べる

全体像を洗い出す

経理業務は属人化しやすい傾向にあります。担当者により業務フローが異なって非効率になっていたり、それがミスのもとに…というケースも。まずは全ての流れを見える化することで、現状を把握し、整理することができます。全体像を見渡すことで課題を抽出しやすくもなるメリットも。チームで共通の問題意識を持つこともできるのも重要なポイントです。

進め方としては、まず時系列順に行っている業務を書き出し、その行動を細かいタスクまで分解する…というもの。日々行っていることがテキストに洗い出されるだけで分量、順序、かかる時間などが見えてきます。

改善策を探る

業務を並べてボトルネックや課題が見えてきたら、その改善策を検討します。その業務はなくすことができないか？他の作業とまとめられないか？順序や方法は変更できないか？単純にできないか？という視点を持つことがポイントです。

効率化への貢献度で比べる

続いて、この改善策がどの程度効率化に貢献するか、その大きさも併せて検討しましょう。

手の付けやすいこと・進めにくいこと、貢献度が低いこと・高いこと、とタグ付けしてチームの現状にとって良いことやりやすい事から進めます。

【改善策】効率化するテクニック

まずはここから！身の回りから改善

比較的手を付けやすい改善策ですが、意外とできていない事もあるのでは？経理業務は細かいことの積み重ね。少しの時間節約が大きな余白を生み出します。

デュアルディスプレイの導入

経理業務は同時に複数ファイルを開いて作業することが多いもの。モニターを増やすことで、作業効率化が劇的にアップします。

フォーマットの統一

書式が異なるだけで、1ファイルあたりのチェック工数が爆増します。ミスの防止のためにもフォーマットが複数存在する場合は統一しましょう。

ショートカットの徹底

繰り返し行う処理や動作は、手の動きが最小で済む方法を見つけましょう。既に存在するショートカットキーだけでなく、オリジナルでマクロを組むのもおすすめ。

ITツールを活用して紙をなくす

これまで紙の上で行っていたことをExcelに移行するだけでも効率が大幅にアップします。徐々にで良いので、書類の管理をデータ形式へ移行しましょう。

ミスが起こらない環境を整える

効率化によるスピードアップと同時に不安になるのがミスの発生。チェックを2人体制にするなどおさえるべきポイントにはリソースを投下。環境を整えましょう。

根本的に改善！仕組みを見直そう

こちらは少し大がかりなものですが、抜本的に改善が期待できるもの。身の回りの改善策を実施しながら導入を検討することをおすすめします。

会計ソフトの導入

大幅な効率化を実現できます。ほとんどの製品に銀行口座やクレジットカードの明細が自動的に反映される機能があり、手入力の必要がなくなります。計算や集計ももちろん自動。クラウド利用できるソフトであれば、ネット環境だけで最新のソフトが利用できます。

法人クレジットカードの活用

経費が発生するたびに、領収書を回収し入力。給与の振り込み額上乗せ…これにうんざりしている担当者は多いはず。法人クレジットカードは社員用カードが発行でき、利用明細を一括で管理できるようになります。

アウトソーシングの活用

思い切ってアウトソーシングの活用も検討してみましょう。単純な作業はもちろん、専門知識を要する領域まで任せられます。社内の業務削減だけではなく質の高い成果が期待でき、属人化や担当者の退職という不安要素からも解放されます。部分的な活用も可能なので、様々な改善案と同時に比較してみるのがおすすめです。

まとめ

経理業務はルーティン業務が多いので、少しの工夫で大きな効率化を期待できます。部署単位で改善できることも多く、会社全体まで改善ができると劇的な効果も見込めます。経理は経営にも直結する重要な部門なので、担当者が単純作業に追わない環境を整えることで、個人としても会社としても高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。

効率化は他社のやり方をそのまま真似るだけではうまく行きません。状況ごとのボトルネックが存在し、課題も様々です。それにより必要なシステム・機能も変化してきます。効果を最大化できるサービスや製品の導入ができるよう、見極めましょう。

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