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【解説!】会計ソフト vs Excel!自社に合った帳簿はどっち?

エクセルを利用するか、会計ソフトを導入するか…経理業務に携わる人であれば誰でも一度はこの問題にぶち当たったことがあるのではないでしょうか?近年、様々な会計ソフトやサービスがリリースされて利用者が増えています。とても便利そうな反面、料金がかかりそうだし導入も難しそう…そんなお声を聞きます。

この記事では経理の実務にはエクセルと会計ソフト、どちらが良いの?を解決すべくそれぞれの特徴を解決します。

Excelのメリットデメリット

Excelで作成できる帳簿とは?

エクセルでは補助帳などの仕訳作業から貸借対照表などの決算業務まで、会計処理の大半を行うことが可能です。以下に例を挙げます。

帳簿/帳票の例

  • 仕訳帳
  • 出納帳・試算表
  • 月次損益計算書
  • 固定資産台帳
  • 貸借対照表
  • 売掛・買掛管理
  • 資金繰り表

では、すべてエクセルで経理業務を行えばいいのでは?そう考えられますよね。実際にエクセルで業務を行うと、どんなことが考えられるでしょうか。

メリット

コストが抑えられる

エクセルは一般的なビジネス用のPCであれば導入されているケースがほとんどです。導入されていない場合でも、初期コスト・ランニングコスト共に会計ソフトより安価で済みます。

カスタマイズができる

支払方法などに独自のルールをもつ企業は多いでしょう。エクセルだとパターンごとに手軽に数式や入力箇所を変更することが可能です。そのあとのデータ加工に移行しやすいのもエクセルの特徴。分析結果を見据えた入力ルールを設けるなどアレンジもしやすいです。

オフラインで使用可能

エクセルはインターネットに接続しなくても利用することが可能です。環境を選ばずスムーズに作業ができます。

デメリット

専門知識が必要

エクセルで帳簿を作るには、税務知識や複雑で高度な計算式の入力が必要と、難易度が高いです。そのため、得意な人の手によって仕組みがブラックボックス化された属人的かつ複雑な帳簿になりがち。変更が難しく、惰性で使い続けているケースが少なくありません。

ヒューマンエラーのリスク

エクセルは設定・入力ともに人が行います。会計ソフトと比較するとミスが起こりやすいと言えます。ファイルの保管ルールにまつわるトラブルも。上書き禁止ファイルや命名規則など、手作業によるエラーの余地が残ります。

汎用性と更新性

法改正や社内ルールの変更など、管理方法をマイナーチェンジしなくてはならない場面は案外多いもの。複雑な計算式や精緻な書式整理がされたフォーマットの更新・修正はかなりの負担です。

会計ソフトのメリット・デメリット

では、会計ソフトはどうでしょう。一口にいってもその種類は実に様々。まずはどんなものがあるか解説していきます。

会計ソフトの種類

大きく分けて3つの種類があります。システム型、PCインストール型、クラウド型です。

注目はクラウド型。インターネット上にシステムがあるため、PCとネット環境があればすぐにでも利用可能です。個人、中小、大企業まで様々な企業が導入しており、導入コストの安さや導入スピードの速さ、複数拠点でも共有ができることなどメリットが多いです。カスタマイズ性が低いのが難点ですが、オプションにより機能を拡充できるソフトも。

ここでは、いま急速にシェアを伸ばしているクラウド型ソフトを例に、ソフトの特徴を解説します。

メリット

どこからでも、何人でも

なんと言っても、インターネットさえあれば、様々な場所・デバイスからアクセスでき場所を選ばないのが魅力です。データはネット上で管理されているため紛失や盗難の心配も少なく済みます。複数人でリアルタイム連携ができるのもこの形式のおかげ。経営者、社外の税理士など関わる人すべてがいつでもデータにアクセスできます。

データ連携と自動化

クラウド会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードの連携機能があります。取引明細データを自動的に取得し、仕訳を予測・自動化してくれます。この作業の短縮は大きな効率化につながります。ソフトによってはPOSレジや請求システムなど、あらゆるサービスと連携が可能です。

リアルタイムな経営状態の把握

システムに蓄積されたデータからすぐにレポートを出力でき、経営状態に直結する数字をリアルタイムで掴めます。より適切で迅速な経営判断ができる状態をキープできることは、経営への貢献度が高いです。

デメリット

インターネット環境への依存

インターネットが使えない環境では使用する事はできません。また、システムトラブルやサーバメンテナンスなど、使用不可状態が発生することも。

セキュリティの不安

もちろん厳重なセキュリティを設けているクラウド会計ですが、リスクは0ではありません。サーバートラブルやサイバー攻撃など、重大なトラブルの懸念はあります。

操作性で劣る

マウス多用のインターフェース設計を代表的に、動作の快適さがインターネット環境に左右されるなど、操作性が劣って感じられる面も。スムーズに使いやすいよう整えるには導入時の設定がカギ。ソフトは一度導入すると変更しにくいため、初期設定が要になり、意外と手こずる人が多いポイントです。

ランニングコスト

クラウド会計ソフトは月額課金型で、複数月、年単位で契約することが一般的です。継続的に料金が発生するため、長期的な目線では負担が大きいとの見方ができます。

※クラウド会計ソフトの詳細についてはこちらでも詳しく解説しています。

エクセルを使い続ける?会計ソフト導入おすすめ企業の特徴

エクセル、会計ソフトはどちらの方が優れているかは一概には言えません。企業それぞれの状態によって適切な方法は異なるため、メリット・デメリットを並べて比較検討しましょう。

以下にクラウド会計ソフトの導入が向いている企業を挙げてます。

  • ➤場所やデバイスを問わず経理情報にアクセスしたい
  • ➤ネットバンキングやクレジットカードを経費の支払いに利用している
  • ➤顧問税理士など、外部ともやり取りが発生する

重要になるのは自社に合っている形式がどうかです。帳簿周りに限定せず経理業務全体のフローから何が最適かを検討するのがオススメです。

自社の状況を客観的に整理し判断するのにはプロに相談するのもオススメ。お気軽に診断をご依頼ください。導入だけでなく、初期設定のご相談もお待ちしております。クラウド会計ソフトに強いメンバーがご相談に乗らせていただきます!

お問い合わせ先はコチラ
電話:050-6868-9830

この記事の著者

松村康平

代表取締役

大手監査法人で法定監査、管理業務コンサルを経験。IPO準備会社の経理課長という立場で上場準備、決算、税務、事業計画、予算管理、上場準備、MA対応、会計システム導入、ペーパレス化の推進を担当。

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