新人教育・経理標準化に！マニュアル作成の秘訣
新人の受け入れ時や、業務標準化に有効なマニュアル。
教育の効率化、属人化防止、引継ぎがスムーズとメリットは多数！作成作業は大変ですが、その効果は高いです。特に経理のような定型業務が多い職種には必須アイテム！まだ作成していない企業には、強く導入をおすすめします。
この記事では、マニュアル作成方法とポイントを紹介し、その手順について解説します。
目次
準備
いきなり業務手順をテキストに書き出すのはNGです。まずは前提と業務の全体を整理してから取り掛かりましょう。
読み手・ゴールの想定を揃える
あらかじめ、作成担当者の間で「どんな人が、読み終わった後どんな状態になっているか」を共通認識にしておくことが重要です。表現の仕方や説明の細かさにばらつきが生じると、活用されにくいマニュアルに仕上がってしまいます。
業務担当表を作成
業務の流れ、担当範囲を可視化するのが目的です。縦に業務を並べ、横に担当者を配置します。前任者なども記載があるとベターです。
フォーマットを統一
同じテンプレートを使用することで、作成時に表記方法を迷って時間をロスするようなことがなくなります。読む側も書式が定型化されていることで、求める情報を早く取得できます。できるだけシンプルな形式にするのもポイントです。
作成前に読むべき作成の秘訣
完璧を目指さない
業務マニュアルはお客様ではなく社員が見るもの。業務をこなす、というゴールを達成できれば役割は果たしています。見栄えや完成度にこだわり過ぎないようにしましょう。
作業の目的を記載
何のためにこの業務が存在するのか、その先に誰がいて、どんな効果があるのかを必ず記載します。読み手がこの点を理解せずに業務を進めると、ただの作業になってしまいます。成果の追求、価値の向上、業務の効率化が生まれません。「〇〇のために」と一言追加するだけでもOKなので、必須で記載しましょう。
図や動画を活用
図や写真の添付は、作成時に少し手間を感じますよね。ですが、読み手に早く・深い理解を促す高い効果があります。例えばシステムの操作手順を示す際、文章よりも画面キャプチャ画像での解説の方が分かりやすいですよね。実際の作業を動画撮影したものを添付するのもオススメ。Zoomやパワーポイントを利用して録画し、PC標準搭載の写真アプリでカットするだけでお手軽に作ることができます。
専門用語、社内用語、略語の扱いに注意
マニュアルに「分かりにくいこと」が出てくると、とたんに読み手の意欲が下がります。はじめて読む人でも理解できるように、表現方法には注意しましょう。専門用語や社内用語は注釈をつけて解説し、読み進める際のストレスを軽減します。
完成日を決めてスケジュールを組む
重要だけど急ぎではない仕事は後回しになりがちです。マニュアル作成はその最たる例。ここまでマニュアルを作成してこなかったのも、これが理由ではないでしょうか。スケジュール設定に必要なのは、使用開始希望日と、1日のうちマニュアル作成に使える時間数。この2点をもとに実現可能なスケジュールを決めましょう。
作成担当は新入社員！？
マニュアル作成には大きな労力がかかりますよね。同時に、作成自体が業務理解の推進に効果的なため、新人が作成するのもひとつの手。新入社員への業務レクチャー終了後、マニュアル作成をミッションとしましょう。理解度が深まり、ミスの減少など効果を期待できます。
マニュアルは完成してからが肝
マニュアルは「作る」ことにフォーカスされがちで、作成自体が一大プロジェクト。作って満足してしまう人が多いですが、活用してはじめて目的が達成されるのがマニュアル。活用語の、新人のひとり立ちや標準化がマニュアル活用の成果です。
運用の要は「更新」
業務や情報に変更が生じたら、必ず更新することが活用のコツです。完成して満足し、そのままファイリングされているのみ、というマニュアルが世の中には多数存在します。最新情報が記載されている状態を保っておかないと、結局使われなくなってしまいます。作成日付と更新日付の欄を設け、最新性を保つよう定期的にメンテンナンスしましょう。
ポイントは担当者の設置
とは言え、「更新しなくては」と決意するだけでは後回しにしてしまうのが人情というもの。担当者を設定し、定期的な見直しを業務に入れ込んでしまうのがオススメです。
まとめ
効果は教育・標準化にとどまらない
マニュアルは大きく手間がかかりますが、時間を圧縮したり、成果物の品質を一定水準以上に維持することができます。これは会社の資産になり得るものです。実際に企業価値をはかる際に、マニュアルの有無で評価に影響があることも。スタートにかかるパワーは投資ととらえましょう。
労力に対しての貢献度が高いマニュアル。まだ規模の小さい部署こそ影響は絶大です。業務見直しから会社の価値向上まで、ぜひ取り入れましょう！
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