経理業務効率化 2022年8月9日

【検討･導入前チェック】失敗しない会計システム導入5ポイント

自動化や効率化の代名詞になっている会計ソフト。各種データとの連携や自動仕訳など、業務をスムーズに手助けしてくれる機能ばかりです。

ですが、勘違いされがちなのは「導入すればOKではない」ということ。

現行の業務にそのまま会計ソフトを導入すれば、期待通りの効果が得られる、というものではないのです。効果に向けて、フローを整え、関係各所と調整、効果の検証…事前・事後に注意すべき点が多数あります。

この記事では、これから会計ソフトの新規導入だ！という方に向けて、最低限マストのチェックポイントを解説します。抜けがちだけど、超・重要なことばかり。すでに導入ソフトが決まっている方も、まだ大丈夫！間に合います。

1 導入に進む前に！抜けがちチェックリスト
2 まとめ

導入に進む前に！抜けがちチェックリスト

まずはチェックポイントを確認しましょう。この5点をマストで見直してから導入に進めば「高額な費用を投じただけ…」という状況は免れます。

導入直前チェックリスト

1.成功の要！導入目的の明確化と共有
2.通信だけじゃない！環境・セキュリティをチェック
3.ソフト選定前がオススメ！業務フローの洗い出し
4.そのソフト、本当に必要？3STEPで業務見直し
5.個人評価にも影響？効果検証の準備
6.必要な機能を洗い出し、次のステップへ！

以下で、詳細を解説していきます。

成功の要！導入目的の明確化と共有

会計システムを導入し解決したい問題点は、どのような内容でしょうか？その問題点に対する解決方法としてシステム導入は適切でしょうか？

目的に対しての手段が「会計ソフト」というのがあるべき姿。

そして、プロジェクトの要は目的を明確にすることです。会計ソフトの導入は、「導入すること」が目的になってしまうケースが多々見られます。解決した後、どのような状態になっていることを目指すのかを明文化するのがオススメ。

また、プロジェクトは多数の人が絡むもの。目的は、各関係者と共通認識として持っておき、全員で同じゴールを目指せる体制構築が重要です。

通信だけじゃない！環境・セキュリティをチェック

会計システムの中でも、特にクラウド型において重要なポイントです。クラウド型の多くは、インターネット通信を通してシステムにアクセスします。そのため、安定した品質のインターネット環境が必須。信頼性の高い業者から回線を確保しましょう。

クラウド型のシステムは大体、金融機関並みのセキュリティで守られたサーバーを使用しており、安心して利用できます。盲点になりがちなのは、各社員のPC。セキュリティルールを遵守し、ウイルスソフトの導入を徹底しているか、今一度確認しましょう。無料Wi-Fiからの通信傍受などの被害は、年々増加しています。

ソフト選定前がオススメ！業務フローの洗い出し

会計ソフトを導入すると、自ずと業務フローが変わります。これまで人の手を介して行っていた処理をそのままソフトに任せるのは無理なため、ソフトが処理できるよう、フローやデータ形式をカスタマイズする必要が生じるためです。

導入してはじめて「実現できない処理があった…」と気付く…

そんな恐怖の事態は防がねばなりません。導入検討前には、業務の徹底的な洗い出しが必須。業務の全容を並べて初めて、ソフトで実現できる機能の有無をチェックできます。

洗い出し方法はまず、全体の流れを並べること。部署をまたいだ全工程を並べ、広く全体を見渡します。そのあと、深堀りすること。各工程を手順レベルまで深堀りしていきましょう。

ここまでできて、システムの機能と照らし合わせて考えることが可能になります。

そのソフト、本当に必要？3STEPで業務見直し

洗い出しが済んだ後に重要なのが業務の見直し。

システム導入のよくある声として「今までのやり方にシステムの機能が合わず、活用が進まない」というものを耳にします。フローに合わせたシステムのカスタマイズには限界があるもの。効果を出すためには、ある程度「今まで」を捨てなくてはなりません。業務を見直す際には、3STEPで考えてみましょう。

なくすことはできないか？
簡略化できないか？
やり方を変更できないか？

この見直し3STEPをしたところ、「システム導入をしなくても良い」という結論に至る企業も。見直しによる工数の大幅削減が実現し、現行体制で十分と発覚した、というものです。

もちろん、それならそれで問題ありません。むしろ、余計なコストの手前で思いとどまる事ができ、ベストと言えるでしょう。

個人評価にも影響？効果検証の準備

会計システムは金額が高額なものも多く、企業として大きな投資。このコストに対してきちんとメリットを享受できているのか、検証するまでがプロジェクトです。

そこで肝になるのが、あらかじめ検証指標を設定しておくこと。実は、この導入前の時点で考えておくことが重要です。導入効果の評価指標はオペレーション工数の削減などが代表的です。最近ではダッシュボードを備えた会計システムも多いので、経営者が必要とする情報提供にも活用できます。情報提供に要した期間の短縮をKPIとしてもいいかもしれません。これらの指標は、導入前の状態を数値化しておかないと比較ができません。事前に評価ポイントを検討し、評価不足を回避しましょう。

工数削減のプロジェクト完遂は個人の評価・キャリアにも大きく影響するもの。プロジェクトの目的に沿った運用を軌道に乗せ、適正な評価ができる状態に整えるのも業務のうちです！